Kom godt i gang

Denne vejledning hjælper dig med at komme godt i gang med Fleet Complete-systemet.

Den platform, der anvendes til Fleet Complete i Europa, kaldes Fleet Complete Plus.

Nogle ord og udtryk bruges vilkårligt i denne vejledning. Det drejer sig om:

• Platform = System = Webplatform
• Bruger = Medarbejder = Person

Sådan logger du på din Fleet Complete-konto (administrator)?

Du vil modtage en mail til aktivering af din konto, så du kan oprette den adgangskode, du skal bruge til at logge på systemet.

Bemærk: Det er en god idé at notere det brugernavn, der står i den mail, du har modtaget.

Linket er kun aktivt i syv dage. Hvis linket er udløbet, skal du kontakte vores salgsteam for at få tilsendt et nyt aktiveringslink.

Mailen til aktivering af kontoen indeholder en knap til oprettelse af en adgangskode som vist nedenfor.

Klik/tryk på knappen Kom i gang i velkomstmailen for at komme i gang.

Når du har klikket på knappen Kom i gang, kommer du til en side med dit brugernavn, hvor du skal oprette den nye adgangskode til login.

1. Indtast adgangskoden i feltet Opret adgangskode, og indtast adgangskoden igen i feltet Gentag adgangskode

2. Klik på Log på

3. Du vil nu have adgang til Fleet Complete Plus-systemet

Sådan ændrer du din adgangskode

Der kan være behov for, at du ændrer din adgangskode til Fleet Complete systemet. Du kan ændre din adgangskode via Indstillinger.

Bemærk: Den nye adgangskode skal indeholde både små og store bogstaver samt tal. Adgangskoden skal også bestå af mindst otte tegn.

Følg de simple trin nedenfor for at ændre din adgangskode:

1. Log på med dit brugernavn og din adgangskode til Fleet Complete Plus (sendt til dig via mail)

2. Klik på Indstillinger øverst i skærmbilledet

3. Klik på Mine indstillinger (vises som standard)

4. Rul ned i Mine indstillinger til afsnittet SKIFT ADGANGSKODE

5. Din nuværende adgangskode vises i feltet Nuværende adgangskode

6. Indtast den nye adgangskode i feltet Ny adgangskode

7. Indtast adgangskoden igen i feltet Bekræft ny adgangskode

8. Klik på knappen Skift nederst i skærmbilledet

Sådan opretter du brugere og chauffører i din virksomhed

Lad os starte med at definere virksomhedens brugere, medarbejdere og chauffører.

Hvem er bruger, og hvem er chauffør i virksomheden?

• En bruger/person (oprettet via fanen Medarbejder) kan logge på Fleet Complete Plus- platformen og bruge systemet. Det vil vi komme nærmere ind på senere i vejledningen.

• En chauffør er en bruger/person, som kan køre alle eller nogle af de tildelte køretøjer; men det er ikke nødvendigvis alle, der kan logge på Fleet Complete Plus-platformen. Det vil vi komme nærmere ind på senere i vejledningen.

Bemærk: Personerne i en virksomhed kan både være brugere og chauffører. Den eneste forskel er, at en chauffør ikke nødvendigvis kan logge på Fleet Complete Plus-systemet.

Sådan opretter du brugere i din virksomhed

En ny bruger oprettes via fanen Personer på Fleet Complete Plus-platformen.

Følg trinene nedenfor for at oprette en bruger i din virksomhed:

1. Log på Fleet Complete Plus-platformen

2. Klik på Indstillinger øverst i skærmbilledet

3. Vælg fanen Personer under Indstillinger

4. Klik på + Ny person i venstre side af skærmbilledet

5. Der vises en tom formular i højre side af skærmbilledet

6. Indtast personens/brugerens mail (brugeren vil få besked på den indtastede mailadresse)

7. Indtast brugerens fornavn

8. Indtast brugerens efternavn

9. Indtast brugerens medarbejder-id, hvis relevant

10. Indtast brugerens telefonnummer

11. Vælg afdeling i rullemenuen (hvis afdelinger ikke er konfigureret endnu, vil rullemenuen være tom). Få flere oplysninger under "Sådan opretter du afdelinger i din virksomhed")

12. Indtast eksternt id, hvis relevant

13. Sæt flueben ud for: ER BRUGER

Bemærk: Hvis du ikke har sat flueben ud for "ER BRUGER", kan brugeren ikke logge på Fleet Complete Plus-webplatformen.

14. Klik på Opret ny adgangskode

15. Vælg en rolle til brugeren under ROLLER yderst til højre i skærmbilledet (få flere oplysninger under "Sådan opretter du roller")

16. Vælg tildeling af køretøjer via rullemenuen KØRETØJER yderst til højre i skærmbilledet

17. Klik på Gem nederst i skærmbilledet

18. Når du har klikket på Gem, vil den nyoprettede bruger modtage en mail og kan derefter logge på

19. Afslutningsvis kan den tilføjede bruger klikke på Log på og logge på Fleet Complete- platformen. Brugeren vil kun kunne se de tildelte moduler. Moduler konfigureres baseret på den rolle, der er defineret for brugeren.

Bemærk: Når brugeren er tilføjet, vil du kunne se brugeren på en liste i venstre side af skærmbilledet under knappen + Ny person.

Sådan opretter du en adgangskode til brugerne (ikke-administratorer)

Du kan sende en ny velkomstmail til brugerne, hvis de ikke kan logge på platformen. Mailen kan sendes til brugerne igen via fanen Medarbejdere.

Følg trinene nedenfor for at sende adgangskoden til brugeren igen:

1. Vælg en bruger fra listen over brugere i venstre side af skærmbilledet

2. Find afsnittet ER BRUGER i højre side af skærmbilledet

3. Klik på Opret ny adgangskode

4. Der vil blive sendt en ny mail til brugeren, så denne kan logge på

Sådan tilknytter du brugere til et køretøj

Der er to måder, du kan tilknytte brugere til køretøjer på.

• Tilføj køretøjer, når du opretter brugeren, eller

• rediger brugeren for at vælge de køretøjer, der skal være tilknyttet

Bemærk: Du kan tilknytte et køretøj til brugeren via fanen Medarbejdere under Indstillinger.

Når du opretter en ny bruger/person, skal du tilknytte brugeren til køretøjet; først derefter vil køretøjerne kunne ses på platformen.

Følg trinene nedenfor for at redigere køretøjer for en bruger:

1. Vælg den bruger/person, du vil tilknytte til et køretøj, i listen i venstre side af skærmbilledet

2. Sørg for, at der er sat flueben i afkrydsningsfeltet ER BRUGER

3. Find afsnittet KØRETØJER nederst til højre i skærmbilledet

Vælg, hvilken af nedenstående der skal vises:

• Alle køretøjer – Ingen ekstra indstillinger her; brugeren vil kunne se alle køretøjer i hele

systemet.

• Køretøjer efter grupper – Du kan vælge den region og køretøjstype, den valgte bruger skal kunne se i systemet.

• Individuelle køretøjer – Du kan markere de køretøjer, som skal være tilgængelige for den valgte person.

• Ingen køretøjer – ingen køretøjer vises for den valgte bruger.

Tryk på Gem nederst i skærmbilledet for at anvende alle indstillinger.

Sådan opretter du chauffører i din virksomhed

En chauffør i virksomheden oprettes på samme måde som en bruger via fanen Medarbejdere.

Når du har tilføjet al generel information (som beskrevet under "Sådan opretter du brugere i din virksomhed"), skal du sætte flueben ud for "ER CHAUFFØR".

Bemærk: En bruger kan alene være chauffør, hvis der kun er sat flueben ud for ER CHAUFFØR. Disse brugere vil ikke kunne logge på Fleet Complete Plus-webplatformen, selvom de kan bruge alle de tildelte køretøjer.

Indstillingen ”Kun” for en chauffør er en liste over unikke identifikationsnøgler, herunder I- button-kode, RFID-chipnummer eller SIM-kortnummer, hvis din virksomhed anvender sms- godkendelse.

1. For at tilføje en identifikationsnøgle til chaufføren skal du klikke på + Tilføj nøgle

2. Når der er sat flueben ud for "ER CHAUFFØR", vil den højre side kunne ses, hvorefter du kan tildele chaufføren ROLLER.

3. Nederst til højre i skærmbilledet kan køretøjer tildeles chaufføren via rullemenuen KØRETØJER (læs mere under "Sådan tilknytter du brugere til køretøjet")

Tryk på Gem nederst i skærmbilledet for at anvende alle indstillinger.

Sådan opretter du roller

Roller er et virtuelt sæt brugerrettigheder. Brugerne i en virksomhed kan have flere roller. Med andre ord tildeles roller til grupper af personer, som skal have de samme rettigheder/tilladelser i Fleet Complete Plus.

Du kan tildele en ny bruger et sæt foruddefinerede regler i stedet for at bruge tid på at oprette nye roller.

Roller kan oprettes via fanen Roller under indstillinger.

Rollen Administrator oprettes som standard for alle virksomheder. En administrator får automatisk alle moduler, indstillinger og rapporttilladelser.

Følg trinene nedenfor for at oprette nye roller i din virksomhed:

1. Klik på Indstillinger øverst i skærmbilledet

2. Klik på fanen Roller under indstillinger

3. Klik på + Tilføj ny oven over rollelisten i venstre side

4. Vinduet Ny rolle åbnes på din skærm

5. Indtast et Rollenavn i det nye rollevindue

6. Du kan Kopiere rettigheder fra en eksisterende rolle efter behov ved at skrive navnet på denne, eller vælge rollen i rullemenuen

7. Hvis rollen er påkrævet for alle nye brugere, skal du sætte flueben ud for Standardrolle for nye brugere

8. Sæt flueben ud for Kan tildeles af ikke-administratorer for at give brugere, der ikke direkte har Administrator-rollen, tilladelse til at tildele rollen

9. Klik på Gem i vinduet Ny rolle

10. Den senest oprettede rolle vises i venstre side af rollelisten; tilknyt tilladelser til rollen via højre side.

11. Når rollen er tilføjet, skal du sætte flueben i modultilladelser, indstillinger for tilladelser og rapporttilladelser

12. Og klikke på Gem nederst i skærmbilledet for at tilføje tilladelser til en ny rolle

Sådan tilknytter du en rolle til en bruger

En person/bruger i en virksomhed skal tildeles mindst én rolle. Roller kan tilføjes til en person på to måder:

• Ved oprettelse eller redigering af en rolle (læs mere under "Sådan opretter du roller")

• Ved oprettelse eller redigering af en bruger (læs mere under "Sådan opretter du brugere i din virksomhed")

Lad os tilføje tilladelser til en eksisterende bruger:

1. Vælg en bruger via fanen Roller i venstre side af skærmbilledet

2. Tilladelser vil automatisk blive aktiveret i højre side

3. Sæt flueben ud for modultilladelser, indstillingstilladelser og rapporttilladelser efter behov.

4. Klik på Gem nederst i skærmbilledet

Sådan konfigurerer du grundlæggende oplysninger for køretøjet

Du kan konfigurere primære oplysninger såsom køretøjstype, køretøjets farve, tilgængelige sæder, standardchauffør, køretøjsgrupper mv. for dine køretøjer via fanen Køretøjer under Indstillinger. Hvis du imidlertid har behov for at gruppere dine køretøjer efter region og køretøjstype, skal du konfigurere dem først.

Sådan føjer du køretøjstyper til køretøjerne

Køretøjstyper kan være diesel, benzin, gas, brint, bus, lastbil, osv.

Bemærk: Der kan kun anvendes foruddefinerede køretøjstyper.

Du kan vælge hver køretøjstype via fanen Køretøj under Indstillinger Følg trinene nedenfor for at tildele køretøjstyper til køretøjerne:

1. Log på Fleet Complete Plus

2. Vælg Indstillinger øverst i skærmbilledet

3. Klik på fanen Køretøj under indstillinger

4. Vælg et køretøj i listen over køretøjer i venstre side af skærmbilledet

5. I højre side af skærmbilledet skal du klikke på fanen Egenskaber

6. Rul ned i fanen Egenskaber, til du finder feltet Køretøjstype

7. Vælg type via rullemenuen Køretøjstype

8. Klik på Gem

Omdøb, skift nummerplade, konfigurér standardchauffør for dit køretøj

I fanen Egenskaber kan du også navngive dine køretøjer, skifte nummerplade, konfigurere standardchauffør, vælge køretøjets farve mv.

1. Log på Fleet Complete Plus

2. Vælg Indstillinger øverst i skærmbilledet

3. Klik på fanen Køretøj under indstillinger

4. Vælg et køretøj i listen over køretøjer i venstre side af skærmbilledet

5. I højre side af skærmbilledet skal du klikke på fanen Egenskaber

6. Rediger felterne efter behov

7. Klik på Gem

Sådan opretter du køretøjsgrupper

Du kan oprette køretøjsgrupper i Fleet Complete-systemet efter behov. Dette hjælper dig med at gruppere dine køretøjer og giver dig et godt overblik over, hvor mange og hvilken type køretøjer du har, og hvor de befinder sig.

Følg trinene nedenfor for at konfigurere køretøjsgrupper:

1. Log på Fleet Complete Plus

2. Vælg Indstillinger øverst i skærmbilledet

3. Klik på Køretøjsgruppe under indstillinger

4. Klik på + Ny gruppe i venstre side af skærmbilledet under Grupper

5. Der vises en ny række

6. Indtast et Gruppenavn efter behov

7. Klik på Gem

8. Gruppe-id genereres automatisk

9. Vælg den nyoprettede gruppe for at lave en undergruppe

10. Og klik på + Ny gruppe i højre side af skærmbilledet

11. Indtast et navn til undergruppen efter behov

12. Klik på Gem

Tilknyt køretøjer til køretøjsgrupper

Du kan tilføje så mange grupper, du vil, til køretøjerne via fanen Egenskaber. Følg trinene nedenfor for at tildele grupper til køretøjerne:

1. Log på Fleet Complete Plus

2. Vælg Indstillinger øverst i skærmbilledet

3. Klik på fanen Køretøj under Indstillinger

4. Vælg et køretøj i listen over køretøjer i venstre side af skærmbilledet

5. I højre side af skærmbilledet skal du klikke på fanen Egenskaber

6. Rul ned i fanen Egenskaber, til du finder Grupper

7. Vælg køretøjsgruppe via gruppens rullemenu (sørg for, at køretøjsgrupperne og undergrupperne allerede er oprettet)

8. Klik på Gem nederst i skærmbilledet

Sådan opretter du afdelinger for din virksomhed

Du kan oprette afdelinger til dine køretøjer og brugere efter behov. Det kan for eksempel være, at bestemte afdelinger skal bruge et par køretøjer.

Følg trinene nedenfor for at oprette en afdeling i din virksomhed.

1. Log på Fleet Complete Plus

2. Vælg Indstillinger øverst i skærmbilledet

3. Klik på Kategorier under Indstillinger

4. Vælg fanen Afdelinger

5. Klik på + Tilføj ny i venstre side af skærmbilledet under AFDELING

6. Der vises en ny række

7. Indtast afdelingens navn og en kode efter behov

8. Klik på Gem

Tilknyt brugere og køretøjer til afdelinger

Du kan tildele brugere og køretøjer til specifikke afdelinger.

Bemærk: En bruger kan kun være i én afdeling, men et køretøj kan være i flere.

Lad os gennemgå i det følgende, hvordan du tilknytter en afdeling til en bruger:

• Du kan tilføje en afdeling til en bruger, når du opretter en ny bruger (læs mere under "Sådan opretter du brugere i din virksomhed")

Nu skal vi se på, hvordan vi tilknytter en afdeling til et køretøj:

• Du kan tilføje en afdeling til et køretøj via Områder.

Følg trinene nedenfor for at tilknytte et køretøj til en afdeling:

1. Log på Fleet Complete Plus

2. Klik på Områder øverst i skærmbilledet

3. Find listen over køretøjer i højre side af områdemodulet

4. Vælg et køretøj i listen ved at sætte flueben ud for det

5. + Opret afdelinger fremhæves nederst i skærmbilledet

6. Klik på + Opret afdelinger

7. Der åbnes et nyt pop op-vindue for Afdeling

8. Vælg afdeling/afdelinger i pop op-vinduet via rullemenuen

9. Klik på Send i vinduet

10. Du kan nu se afdelinger, som er tilknyttet dine køretøjer

Sådan kontakter du vores support

Klik på Kundeservice øverst i skærmbilledet for at oprette forbindelse til Fleet Complete Support.

Når du klikker på Kundeservice, åbnes et supportvindue.

1. Vælg det modul og køretøj, der matcher problemet, og skriv din besked i tekstfeltet nedenunder.

2. Klik på Send besked nederst i supportvinduet

Bemærk: Din besked vil blive sendt til vores supportteam. Vi løser dit problem, eller du vil blive kontaktet af Fleet Complete Support, hvis vi har brug for flere oplysninger. Information om anmodningen vil blive sendt til din e-mail.